HR и внутренний сервис · Битрикс24
Equip Group
Отпуска, найм, обращения и командировки в одном контуре
Equip Group требовалась общая среда для кадровых и сервисных процессов. Данные из таблиц, почты и чатов перенесли в управляемые сценарии Битрикс24.
Задача
Связать заявки сотрудников, согласования руководителей и действия HR с прозрачными статусами и ответственными.
Результат
В одном интерфейсе работают отпуска с контролем нагрузки подразделений, подбор кандидатов, тикет-борд и оформление командировок. Участники видят состояние своих заявок, а руководители получают общую картину.
Компания с командой 250 сотрудников живёт в высоком темпе. Раньше ключевые HR- и сервисные задачи решались разными способами: часть. в таблицах, часть. в почте, часть. в чатах. Мы выстроили единый контур в Битрикс24, где HR-сценарии, сервисные обращения и командировки работают по единым правилам.
Ключевые проблемы, с которыми пришёл клиент
- Нужна была единая система, где HR-задачи и внутренние обращения ведутся одинаково понятно для всех участников.
- Хотели сделать отпуска управляемыми: видеть картину по отделам и заранее понимать риски по нагрузке.
- Требовалось навести порядок в подборе.
- Важно было автоматизировать командировки: согласования, документы и расчёт бюджета поездки.
Цели внедрения
- Собрать HR-процессы в единый понятный контур внутри Битрикс24.
- Сделать подбор прозрачным: от заявки руководителя до работы с кандидатами.
- Навести порядок в отпусках: планирование с контролем перегрузки подразделений.
- Централизовать обращения в поддержку и улучшить качество закрытия заявок.
- Автоматизировать командировки: расчёты, документы, согласования и статусы.
Решение: единая платформа в Битрикс24
Мы спроектировали систему так, чтобы большинство действий выполнялось «в одном окне»: сотрудник подаёт заявку, руководитель согласует, ответственные получают уведомления, а статус и результат фиксируются автоматически.
Принципы, на которых построено решение: понятность для пользователей, прозрачные статусы, автоматизация рутины, работа в привычной среде, гибкость.
Модуль 1. Приложение «Отпуск» и контроль нагрузки
Приложение «Отпуск» даёт руководителям и HR оперативную видимость отпусков и помогает управлять нагрузкой подразделений. Ниже представлена блок-схема процесса подачи и согласования отпуска.
Что видят пользователи: структура компании в виде дерева, по каждому подразделению. штатная численность, сколько в отпуске, процент отсутствующих, планируемые отпуска. Периоды Месяц / Квартал / Год пересчитывают показатели.
Блок ключевых показателей (кликабельные): «Сейчас в отпуске», «Планируют уйти», «Неотгуленные дни отпуска».
Детализация по сотруднику: ФИО, должность, отдел, статус (в отпуске / работает / запланировано), даты отпуска, остатки дней.
Зональная логика при подаче заявки: при подаче заявки система проверяет нагрузку отдела и присваивает зелёную, жёлтую или красную зону. Зелёная. лимиты не превышены, жёлтая. предупреждение, красная. запрет отправки.
Модуль 2. Подбор и найм: связка «Заявка» → «Кандидат»
Подбор построен как управляемый процесс: руководитель инициирует потребность, HR-руководитель согласует, рекрутер ведёт кандидатов по стадиям в единой воронке.
Единый контур HR и прозрачность найма: все HR-сущности объединены в разделе «HR-департамент». Заявка на вакансию связана с карточками кандидатов, руководитель видит прогресс. Рекрутер ведёт кандидатов по стадиям, система фиксирует результаты.
Инициация и согласование заявки: руководитель создаёт заявку, HR-руководитель согласует, назначается рекрутер. Если указана дата брифа, встреча появляется в календаре.
Автоматическое создание карточек кандидатов: отклики с hh.ru и Авито автоматически создают карточки в смарт-процессе «Подбор кандидата» и связываются с заявкой. В карточку подтягиваются ключевые данные, можно менять статус отклика на hh.ru прямо из Битрикс24.
Коммуникации из карточки кандидата: интеграция с мессенджерами (WhatsApp, Telegram), телефонией (быстрый звонок), email. вся история в карточке.
Карточка кандидата как «единая лента взаимодействий»: быстрые кнопки звонка/мессенджеров/email, профиль, документы и лента событий.
Модуль 3. Тикет-борд поддержки: единый канал обращений
Для обращений сотрудников и партнёров разработана централизованная система обработки заявок (тикет-борд) внутри Битрикс24.
Внутренние обращения: сотрудник выбирает категорию, система создаёт заявку, назначает ответственного, создаётся групповой чат. Статусы: «Новая заявка» → «Взята в работу» → «Выполненная».
Обращения внешних партнёров: CRM-форма на сайте создаёт заявку в Битрикс24. Партнёры получают статусы по email, внутренние сотрудники. в интерфейсе.
Качество и дисциплина обработки: выбор канала уведомлений, поля для качественной обработки (тип, приоритет, вложения). Контроль качества: постановщик подтверждает результат, иначе заявка автоматически закрывается или возвращается на доработку.
Модуль 4. Автоматизация командировок
Процесс оформления командировок автоматизирован: сотрудникам не приходится вручную считать суммы и собирать документы.
Логика процесса: после создания заявки система определяет тип командировки (РФ или заграница), для загранпоездок обновляется курс USD. Запускается согласование, формируется документ, отправляются уведомления.
Автоматический расчёт бюджета: система рассчитывает длительность поездки, суточные, проживание, доп. расходы. Для загранкомандировок. суточные по отдельным правилам. Рассчитанные значения сохраняются в заявке.
Ветвление по роли оформления: если оформляет менеджер. одни сценарии, если администратор. расширенная цепочка согласований. При отмене командировки уведомления получают только вовлечённые участники.
Итог: Bitrix24 как единая точка HR-контроля
Ключевые сценарии объединены в прозрачные смарт-процессы с понятной логикой, автоматизациями и контролем на каждом этапе.
Что получила компания:
- Руководители. наглядную картину по найму, загрузке и статусам обращений.
- HR-команда. снижение ручной работы и ошибок.
- Сотрудники. понятные процессы, быстрый отклик.
Фундамент для развития: масштабирование автоматизации, углубление аналитики, усиление культуры цифрового взаимодействия.
Люди и изменения: как команда привыкала к новой системе
В начале внедрения реакция была настороженной. Мы сделали короткие обучения по ролям, понятные инструкции, первые недели работали рядом с командой. Перелом наступил, когда люди почувствовали, что система действительно помогает.
Цифры проекта
- Отпуска: согласование заявки 2–3 дня → 1 день (в 2–3 раза быстрее).
- Отпуска: проверка «можно ли отпуск в эти даты» 15–20 минут ручных сверок → 10 секунд.
- Подбор: обработка отклика и создание карточки 8–10 минут → 1 минута (−90%).
- Поддержка: создание заявки 5 минут → 1 минута (−80%).
- Поддержка: среднее время реакции 4 часа → 1 час (−75%).
- Командировки: расчёт бюджета 40 минут → 7 минут (−83%).
- Командировки: согласование и сбор затрат 1–2 дня → 1 рабочий день (−50%).
Результат внедрения
Связанные процессы
в одной системе
В одном интерфейсе работают отпуска с контролем нагрузки подразделений, подбор кандидатов, тикет-борд и оформление командировок. Участники видят состояние своих заявок, а руководители получают общую картину.