Производство и проекты · Битрикс24
ARTDIPLAY
Единый планер от разработки до монтажа
ARTDIPLAY создаёт интерактивные игровые и образовательные пространства. Индивидуальные проекты требуют синхронизации разработки, производства, закупок, монтажа и финансов.
Задача
Объединить параллельные проекты и сделать состояние каждого понятным руководителям и исполнителям.
Результат
Кастомный «Планер проектов» показывает сроки, статусы, оплаты и участников. Связанные процессы помогают вести проект от обращения до производства, монтажа и закрывающих документов.
Как управлять десятками проектов одновременно, когда каждый из них включает несколько направлений. разработку, производство, подрядчиков, монтаж, платежи и документы, а вся картина нужна здесь и сейчас?
В ARTDIPLAY, компании с 20-летним опытом создания интерактивных игровых и образовательных пространств, выстроили единый контур управления проектами в Битрикс24 и дополнили его кастомным приложением «Планер проектов». Руководители получили наглядную картину статусов, сроков и оплат по всем активным проектам, а команда. прозрачный процесс от первого обращения клиента до монтажа и закрывающих документов.
Контекст: как выглядело управление проектами в ARTDIPLAY
Каждый проект включал индивидуальную разработку, производство, закупки, работу с подрядчиками, монтаж, платежи и документооборот. До внедрения единой системы управление строилось на табличном учёте и ручном контроле. Данные по срокам, этапам, оплатам фиксировались в отдельных файлах. Чтобы понять реальное состояние проекта, информацию приходилось собирать вручную.
С ростом количества проектов такой подход перестал масштабироваться. Компании потребовалась единая, настраиваемая система управления проектами. Реализацией проекта занималась компания-интегратор «Эволюция».
Цель: автоматизировать управление проектами, сохранив простоту рабочего взаимодействия
Когда в работе одновременно находятся десятки проектов, каждый из которых включает 5–7 ключевых этапов, управление превращается в непрерывный процесс. Важно было создать единый цифровой контур для всех ролей: проектных менеджеров, разработки, производства, монтажа, финансов. Руководству важно видеть полную картину в реальном времени, не нагружая команды лишней отчётностью.
Руководству компании было важно видеть:
- 100% активных проектов и их текущие стадии;
- отклонения по срокам и критические точки;
- синхронизацию разработки, производства и монтажа;
- статусы оплат и общую загрузку команды.
Проектным командам и руководителям направлений было важно:
- работать только со своим этапом проекта, без лишних данных;
- фиксировать статус работ в 1–2 действия;
- иметь под рукой все задачи, документы и договорённости;
- не тратить время на ручную отчётность и пересылку информации.
Как это реализовали: единая система управления проектами в Битрикс24
Все процессы реализованы в Битрикс24 и связаны между собой, чтобы проект последовательно проходил каждый этап без потери информации и ручного контроля.
Входящие обращения (лиды)
Все входящие обращения клиентов собираются в одном месте и сразу берутся в работу. За каждым запросом закрепляется ответственный менеджер, а система помогает не пропустить первый контакт и следующий шаг.
Проект. центральная точка управления
После перехода в проект сделка становится центральной точкой управления. В её карточке собрана ключевая информация: задачи индивидуальной разработки, заказы у производителей, оборудование, этапы монтажа, платежи и документы.
Индивидуальная разработка (RnD)
Для проектов с нестандартными решениями используется отдельный смарт-процесс RnD. Он выстроен как последовательная цепочка этапов. от сбора требований и проектирования до согласований и передачи в производство.
Производство и закупки
После утверждения разработки проект переходит в этап производства и закупок. Для каждого решения формируются заказы у конкретных производителей и поставщиков. В системе видно, что именно заказано, у кого и на каких сроках.
Стандартное оборудование
Когда индивидуальная разработка не требуется, оборудование проходит стандартный цикл: заказ, готовность, передача на монтаж.
Монтаж
Для проектов с выездными работами используется отдельная воронка «Монтаж» и элементы «Оборудование для монтажа».
Платежи
Финансовая часть проекта фиксируется в карточке сделки: общая сумма, валюта, остаток к оплате. Каждый платёж отражается отдельным элементом.
Документы
При создании нового проекта система автоматически формирует структуру папок со всеми необходимыми разделами. Все документы доступны из карточки проекта.
Планер проектов
Для управленческого контроля разработано кастомное приложение «Планер проектов». Оно объединяет все активные проекты в одном обзорном представлении, показывает ключевые этапы, сроки, статусы и оплаты. Подсвечиваются отклонения и критические зоны.
Люди и изменения: как команда ARTDIPLAY адаптировалась к Битрикс24
Переход на единую цифровую систему стал для команды вызовом. Особенно непросто было специалистам, для которых работа с цифровыми инструментами не является основной задачей. Переломный момент наступил, когда сотрудники начали видеть практическую пользу: стало проще контролировать задачи, информация перестала теряться, процессы начали выполняться в несколько действий. Постепенно появился эффект вовлечения, команда стала активнее использовать систему, предлагать улучшения.
Результат: Битрикс24 как единая точка управления проектами
Вся ключевая информация теперь собрана в одном месте. Это сократило время реакции на изменения и сделало процесс управления проектами более предсказуемым. Параллельно изменилась рабочая культура: команда стала чаще фиксировать договорённости в системе и опираться на данные из Битрикс24.
Цифры проекта
- 100% проектов ведутся в Битрикс24. от лида до монтажа и закрывающих документов.
- До 25–30% сократилось время на координацию и управленческие согласования.
- На 20%+ выросла операционная работоспособность команд за счёт прозрачности этапов и загрузки.
- В 2 раза сократилось количество ручных уточнений и согласований между подразделениями.
- 100% ключевых данных по проекту доступны в одной карточке в режиме реального времени.
Битрикс24 стал единой цифровой экосистемой для управления проектами в ARTDIPLAY.
Результат внедрения
Связанные процессы
в одной системе
Кастомный «Планер проектов» показывает сроки, статусы, оплаты и участников. Связанные процессы помогают вести проект от обращения до производства, монтажа и закрывающих документов.